+359 89 700 99 19office@oneto10.com

Оптимизация на процеси

Оптимизация на процеси.

Ние сме системни архитекти: картографираме как наистина тече работата, преработваме я и я изграждаме в основна система — Notion, Asana или monday.com.

Свържете се с нас
ЕфективностПовече резултатс по-малко ресурс.КачествоЕднакъв, предвидимрезултат всеки път.По-ниски разходиБез загуби иизлишна работа.ГъвкавостБързо приспособяванекъм промяна.

Оптимизация и инженеринг на процеси

Подреждаме съществуващото и проектираме липсващото.

Оптимизация на процеси

Взимаме процес, който вече работи, и го правим по-бърз, по-евтин и по-надежден. Търсим тесните места, излишните стъпки и местата, където се губи информация.

Инженеринг на процеси

Когато процесът не работи или го няма, го проектираме от нулата: роли, стъпки, правила, данни и система, които заедно издържат растежа.

КлиентПродажбиИзпълнениеФинансиЗаявкаОфертаОдобрениеПоръчкаДоставкаФактура
01

Заявка. Клиентът изпраща запитване.

Всяка стъпка има собственик и срок.

Как работим

Като системни архитекти, не като изпълнители на поръчки.

Не започваме от инструмента. Започваме от това как наистина тече работата — и чак тогава избираме какво да подредим, свържем и автоматизираме.

  1. 01

    Диагностика

    Картографираме реалната работа — не както е описана, а както се върши.

    Методи
    • Интервюта с екипа
    • SIPOC
    • Картографиране на потока на стойността (VSM)
    • Анализ на предаванията
    Резултат

    Карта на днешния процес и списък на тесните места.

  2. 02

    Моделиране

    Чертаем процеса на диаграма, която всички разбират.

    Методи
    • BPMN диаграми по екипи
    • Матрица на отговорностите (RACI)
    • Правила за вземане на решения
    Резултат

    Диаграма на новия процес — кой, какво и кога.

  3. 03

    Преработване

    Махаме излишното и проектираме по-добрия начин.

    Методи
    • Lean — 7-те вида загуби
    • Теория на ограниченията
    • Стандартни инструкции (SOP)
    Резултат

    Нов процес, роли и инструкции за екипа.

  4. 04

    Внедряване

    Изграждаме процеса в основната система на фирмата.

    Методи
    • Notion · Asana · monday.com
    • Автоматизации (n8n, Zapier, Make)
    • KPI табла
    Резултат

    Работеща система и обучен екип.

  5. 05

    Подобряване

    Измерваме и подобряваме на кратки цикли.

    Методи
    • PDCA / Kaizen
    • Прегледи на показателите
    • Ретроспективи
    Резултат

    Постоянно подобряване без хаос.

От хаос към поток

Един и същ процес — преди и след.

9стъпки
  1. Запитване
  2. Препращане по имейл
  3. Вписване в таблица
  4. Оферта
  5. Чакане за одобрение
  6. Одобрение
  7. Повторно въвеждане
  8. Поръчка и изпълнение
  9. Фактура

Примерен процес: от запитване до фактура. Махаме стъпките, които не добавят стойност — препращане, преписване, чакане и повторно въвеждане.

Ядро на системата

Подреденият процес живее в една основна система.

Избираме я според процеса, не според навика ни. Всичко останало — имейл, счетоводство, CRM — се свързва към нея.

Notion

Когато процесът се крепи на знания и документи: вътрешни правила (SOP), бази данни, клиентски досиета, портали за екипа.

Asana

Когато процесът се крепи на изпълнението: задачи, срокове, натоварване и ясна отговорност по екипи.

monday.com

Когато ви трябват визуални табла и много паралелни проекти: етапи, капацитет и финанси на един екран.

Сертифициран екип: Notion Experts · Asana Ambassadors · monday.com Experts.

Нашият подход

Първо ред, после автоматизация.

Често клиентите ни искат конкретна автоматизация, а болката е другаде. Тогава го казваме направо и предлагаме по-краткия път. За нас важи резултатът, не броят на направените интеграции.

Първо редът

Ако процесът е объркан, автоматизацията само ще разпространи объркването по-бързо.

Колкото е нужно

Правим само това, което екипът ще ползва всеки ден. Без излишни екрани и програми.

Мерим резултата

Всяка промяна си има число: часове, грешки или разходи, преди и след.

Въпроси

Какво ни питат екипи с много проекти.

Как се оптимизират процесите в маркетингова агенция?

Започваме от пътя на един проект: запитване, оферта, брифинг, изпълнение, одобрение, фактура. Търсим къде се чака, къде се преписва и кой не знае какво следва. После го събираме в една система за проекти, с ясни роли и срокове.

Коя програма за управление на проекти е най-подходяща?

Няма една най-добра. Asana е добра за ясни процеси, monday.com за визуален контрол и натоварване, Notion за по-гъвкави екипи с много документи. Избираме по начина ви на работа, не по реклама.

Колко време отнема внедряването?

Зависи от размера на екипа и от това колко от работата вече е описана. Работим на етапи и показваме работещ резултат рано, обикновено първо за един процес, например от оферта до проект.

Можем ли да свържем проектите с фактурирането и CRM?

Да. Целта е офертата да става проект, а приключената задача да подготвя фактура, без да се пише на ръка. Свързваме програмите, които вече ползвате.

За какви фирми е подходящо?

За агенции, консултантски и строителни фирми, студиа и всеки екип, който работи по проекти и губи време в статуси, чатове и таблици.

На практика

Малките подредби пестят най-много време.

Най-често започваме с едно повтарящо се действие, което днес се прави на ръка. Вижте как изглежда, когато информацията стига сама до правилния човек.

Пристига имейл — записът се създава сам

Най-малката автоматизация, която пести часове: информацията стига до правилното място без преписване.

01Клиент пише запитване на вашата поща.

Нито едно запитване не остава забравено в пощата.

ИмейлРазчитанеНов записИзвестие

Подходящо за: Растящи фирми, в които собственикът още участва във всяко решение, а информацията е разпръсната между хора, таблици и чатове.

Нека видим как работи фирмата ви днес.

Кратък разговор, в който обсъждаме какво може да се подреди, свърже и автоматизира. Първият разговор е безплатен.

Свържете се с нас